sábado, 3 de diciembre de 2016

Sistema de Información Gerencial

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL DE LA EMPRESA MATERIALES EMO S.A.S


Primero definamos que es un sistema de información gerencial (SIG). Un sistema de información gerencial es el que proporciona información para el soporte a la toma de decisiones estructuradas y con esto lograr que las metas y objetivos de negocio sean logrados de manera mas eficiente.

La SIG una empresa tiene como objetivos específicos:
  • Capturar datos: El SIG captura datos de las diversas fuentes internar y externas de la organización.
  • Procesa datos: Los datos capturados se procesa para convertirlo en información necesaria.
  • Almacenar la información: El SIG almacena los datos procesados o sin procesar para su utilización el futuro.
  • Recuperar la información: El SIG recupera la información de sus almacenes de datos a medida que es requerida por varios usuarios.
  • Difusión de la información: La información que es el producto final del proceso realizado por SIG, se difunde a los usuarios de la organización. Esta difusión es periódica. 
Planificación y control de una SIG


Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los SIG. Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia:
  • Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
  • Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, ya que deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación con respecto a los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada por un SIG debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.
  • Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.
  • Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
Miremos el caso concreto de Materiales EMO S.A.S

Primero veamos el organigrama de la empresa



En el organigrama anterior vemos que la cabeza de la empresa empieza por la asamblea de accionistas, luego sigue un gerente general y un subgerente, luego se dividen diferentes direcciones en la empresa. 

Para este caso nos interesa la Dirección de TIC'S que son los encargados de la información en la empresa.

Estructura de la SIG Materiales EMO S.A.S

Un sistema integrado usuario – maquina, implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza hardware, software, base de datos, procedimientos y manuales, modelos para el análisis de la plantación y el control en la toma de decisiones.

En el contexto general un SIG puede dividirse en los siguientes componentes:, Personas (usuarios), información (datos), tecnología (hardware y software), procedimientos y manuales, los cuales interactúan bajo una administración central y de relaciones bien definidas de acuerdo con los objetivos propuestos en la organización
  • Personas: son los usuarios operadores, analistas de sistemas y programadores, que tienen una preparación en el manejo de datos.
  • Software (Interprase): Es un término amplio que se le da a las instrucciones que dirigen la operación del equipo y se puede clasificar en dos clases principales: software de sistemas y software aplicativos.
  • Hardware: Se refiere al sistema de computación físico y a los dispositivos asociados, los cual debe proveer las principales funciones: entrada o acceso, procesamiento, almacenamiento y salida.
  • Datos: Es un conjunto de información almacenada por registros que conforman un archivo. Los cuales pueden ser almacenados por medios físicos como Cd's, cintas magnéticas, disco duro, etc
En la empresa Materiales EMO S.A.S se utiliza un software llamado interprase que es el encargado de toda la información que requiere la empresa, allí se encuentran datos tales como: Base de datos de los productos de la empresa (costos, ventas, existentes, Compras, etc), Frabricación de productos (Pegantes, pinturas, muebles de oficina) proyección empresarial como compras de mercancía y venta de la misma. El software genera ganancias y perdidas en cada una de las sucursales de la empresa

La estructura que presenta la empresa Materiales EMO S.A.S  es una estructura piramidal donde existe un soporte de tomas de decisiones a las actividades administrativas y a las funciones organizacionales. Esos tres enfoques se sinterizan dentro de la estructura del sistema de información gerencial. En esencia es una estructura conceptual que le permiten a alguien la descripción del sistema de información existente o planeado.  

El sistema de información gerencial se puede expresar como una estructura piramidal, la cual esta comprendida por varios niveles que describen el tipo de recurso utilizado en cada uno de ellos, los cuales se detalla a continuación. 
  • La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado, etc. (Personal de oficina).
  • El siguiente nivel comprende los recursos de información, para apoyar las operaciones diarias de control (Primer nivel de Administradores).
  • El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planificación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo(Personal de especialistas).
  • El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios, para apoyar la planificación estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración (Gerentes).
Cada nivel del procesamiento de información puede utilizar los datos suministrado por los niveles mas bajos; sin embargo también pueden introducirse nuevos datos, por ejemplo: parte de la información para apoyar la administración y la toma de decisión se suministra con interprase que tiene procesamiento de transacciones, mientras que otra parte pueden provenir de los datos nuevos sobre las actividades externas a la organización.

Este modo de estructura nos muestra un nivel alto en la organización de la empresa, este sistema de estructura la hace que los movimientos internos de la empresa sean confiables y que exista un control sobre la misma. 

Para una constante verificación de los datos Materiales EMO S.A.S cuenta con auditorias constantes a los diferentes puntos de la empresa (puntos de venta, fabrica, bodegas) con el fin de que la información suministrada en el software sea verídica.

Un punto en contra ante este sistema de información gerencial son las caídas constantes del sistema.
BIBLIOGRAFIA
  • http://sig-sosw2012-2.blogspot.com.co/2012/09/objetivos-y-necesidades-que-suple-un.htmlhttp://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/publicaciones/indata/v05_n1/sistema.htm
  • http://www.monografias.com/trabajos89/sistema-informacion-gerencial-y-estrategico/sistema-informacion-gerencial-y-estrategico.shtml#sistemasdb#ixzz4Rnz2pa4V











sábado, 19 de noviembre de 2016

DISEÑO ORGANIZACIONAL

DISEÑO ORGANIZACIONAL




ETAPAS DEL PROCESO DE DISEÑO ORGANIZACIONAL

  • PROCESO DE DIFERENCIACIÓN E INTEGRACIÓN  

En esta etapa del proceso manejamos la diferenciación como la herramienta que hace posible clasificar las actividades con el propósito de definir etapas según lo complejo del sistema. Este proceso de
integración, implica coordinación y control, lo nos lleva a que los distintos subsistemas de la organización mantengan siempre presente su pertenencia a ésta.



  • PROCESO DE COMPLEJIDAD
Dependiendo del tamaño de la organización y su entorno se determina cuando un sistema es complejo o no, y esto sucede cuando algunos elementos no se relacionan unos con otros de forma directa. La construcción misma del sistema organizacional tiene la función de reducir la complejidad, un sistema es siempre menos complejo que su ambiente.

  • PROCESO DE FORMALIZACION
La etapa de formalización se caracteriza por ser un proceso mediante el cual se establecen normas, procedimientos y medios para administrar las actividades de la organización. Mientras mas recurrente y rutinario es un procedimiento, mas formalizado puede ser. 

Formalización  no significa necesariamente anotación escrita, porque puede haber normas formalizadas no escritas.

  • PROCESO DIMENSIONAL
Cuando las organizaciones avanzan identifican dimensiones críticas y desarrollan roles o tareas que se deben realizar de forma especifica, lo que determinan la creación de dependencias según el criterio de especialización, la decisión de estructurar una organización según sus unidades estratégicas de negocios, debe basarse en un análisis cuidadoso del medio externo, en un escrutinio de las fortalezas y debilidades internas y en la definición de misión del negocio.

  • PROCESOS DE DECISIONES
Con las premisas de decisión se establece la necesidad de un diseño organizacional bajo una estructura formal o en función a una estrategia general. La organización como un sistema de decisiones tiene relevancia en el entorno organizacional.

Dependiendo del modelo, la comunicación se desarrolla como una variable diferente, por lo que las organizaciones la combinan en todas las dimensiones, los modelos de estructuración de actividades organizacionales son de carácter autoritario, paternalista, consultivo y participativo, según las siguientes  variables:estilo de liderazgo, motivación, comunicación, toma de decisiones y control. Las estructuras que adoptan las organizaciones pueden ser orgánicas o mecánicas.


ELEMENTOS DEL PROCESO DE DISEÑO ORGANIZACIONAL

  • FORMALIZACION
Es la identificación de las personas que están a cargo de cada jefe, reglamentación e instrucciones de las tareas a realizar.

  • ASIGNACION DE TAREAS INDIVIDUALES 
Es la asignación de tareas según el perfil profesional y competencias.

  • DEPARTAMENTALIZACION
Es la división de áreas, departamentos o secciones, es la agrupación de las tareas según el tipo de departamento o criterio.

  • SISTEMA DE INFORMACION
Procesos de información transversal para la obtención de los objetivos de la organización.

  • DELEGACION   
Es la forma de resolver conflictos y tomar decisiones según la autoridad requerida.

  • MOTIVACION
Es el compromiso y pertenencia con el cual los empleados de una empresa realizan sus funciones en coherencia con la eficiencia y la eficacia. 


DISEÑO ORGANIZACIONAL

Arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de procesos y el relacionamiento entre las personas y la organización, con el  fin de lograr productividad y competitividad.Es importante  tener en cuenta todos los factores que actúan  en el diseño de la organización, como por ejemplo la cultura de los empleados y el medio ambiente.

El gran recto del diseño organizacional, es la construcción de una estructura y puestos de trabajo, flexibles, sencillos, alineados con estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolución de la organización, con el fin de lograr los resultados y la productividad mediante la organización del trabajo y la distribución adecuada de las cargas laborales.

El diseño organizacional es proceso, donde los gerentes toman decisiones y los miembros de la organización ponen en prácticas dichas estrategias. El diseño organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de la organización y hacia el exterior de su organización.


MODELOS ESTRUCTURALES DE LA ORGANIZACIÓN




La combinación de los principios antes expuestos y el mayor o menor énfasis de los mismos permitirán diseñar unos modelos o formas específicas de la estructura de organización.


  • EL MODELO LINEAL
Este modelo se basa en el principio de la jerarquía y en el mantenimiento de la unidad de mando. Los mayores inconvenientes radican en la excesiva concentración de autoridad, en la tendencia a la rigidez y en una cierta falta de respuesta técnica en entornos dinámicos y competitivos. Es una forma aconsejable para empresas pequeñas y medianas con explotaciones simples o con un sistema técnico poco sofisticado, dada su eficiencia en la supervisión de las tareas y el control de resultados. Con ello se refuerza el principio de autoridad y la estructura se orienta burocráticamente hacia el proceso o al desarrollo piramidal (organización alta) de la misma, para el caso de empresas de cierto tamaño.
  • EL MODELO FUNCIONAL
El objetivo es incrementar la productividad de la empresa gracias a la especialización, por lo que a los puestos jerárquicos se les despoja de cierta autoridad y responsabilidad en favor de dichos especialistas, Por lo tanto, la estructura se aplana o se desarrolla en su base operativa.Este modelo se apoya en la máxima utilización de los especialistas funcionales en los niveles jerárquicos principales.El mayor inconveniente se produce, precisamente, por la ruptura de la unidad de mando, lo que suele ser fuerte de conflictos de intereses y objetivos y genera dificultades de coordinación.
  • EL MODELO ADHOCRÁTICO
Este modelo organizativo no tiene una estructura definida, ya que su diseño puede adoptar diferentes formas, según cuales sean las necesidades de respuesta a las tareas y objetivos a desarrollar. Este tipo de organización es la consecuencia de unas actitudes positivas para el trabajo en grupo y unas actitudes profesionales destacadas y muy cualificadas, lo cual hace que sea característica en empresas pequeñas y medianas con un sistema técnico muy sofisticado o intensivo en tecnologías avanzadas y con procesos productivos por pedido y flexibles.Este modelo es difícil de representar con un organigrama específico. Se basa en la aplicación de los principios del equilibrio interno, siendo además importantes su gestión orientada a los objetivos y el énfasis en el trabajo en equipo, gracias a la motivación, participación y comunicación entre sus miembros.
  • EL MODELO LINEO-FUNCIONAL
Este modelo es de naturaleza mixta, ya que combina los principios básicos del diseño vertical y horizontal, con el fin de aprovechar las ventajas de los dos primeros modelos: lineal y funcional.De otra parte, también pretende evitar los inconvenientes de estas formas organizativas.
El mayor inconveniente de este modelo, característico en la gran empresa de las últimas décadas, es su excesiva burocratización y su elevada jerarquización, lo que unido a la multiplicidad de expertos funcionales y asesores lo convierte en un esquema lento de respuesta y caro por los elevados costes de administración.
  • EL MODELO DIVISIONAL
Con el fin de dar mayor rapidez a la toma decisiones y autonomía a las actividades de las empresas de gran tamaño, superando los inconvenientes del modelo anterior, se diseña la forma divisional, la cual se basa en la utilización del principio de la divisionalización, sobre el que pivotan los restantes principios de uno u otro modo de estructurar la organización. Éste suele ser una estructura característica de las empresas multinacionales.

El problema fundamental reside en el establecimiento de un criterio para divisionalizar la empresa o para crear las unidades autónomas de actuación, como si fueran "cuasi-empresas". Los criterios más utilizados son los productos o líneas de producto, mercados (bien por áreas geográficas o por tipos de clientes) y funciones empresariales y procesos productivos diferenciados.

BIBLIOGRAFIA 


  • Talavera, P. & Talavera, P. (2016). ENFOQUE COMERCIAL | Pedro Bermúdez TalaveraEnfoquecomercialmyp.blogspot.com.co. Retrieved 19 November 2016, from http://enfoquecomercialmyp.blogspot.com.co/search/label/desarrollo%20organizacional#.WCysL_SmrI
  • ETAPAS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL - Documents. (2016). Myslide.es. Retrieved 19 November 2016, from http://myslide.es/documents/etapas-del-diseno-organizacional.html
  • Valencia, G. (2016). 7 Sistemas y Modelos de Estructuras OrganizacionalesAcademia.edu. Retrieved 19 November 2016, from http://www.academia.edu/9227866/7_Sistemas_y_Modelos_de_Estructuras_Organizacionales
  • Material complemetario suministrado por el docente.