Sistema de Información Gerencial

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL DE LA EMPRESA MATERIALES EMO S.A.S

Primero definamos que es un sistema de información gerencial (SIG). Un sistema de información gerencial es el que proporciona información para el soporte a la toma de decisiones estructuradas y con esto lograr que las metas y objetivos de negocio sean logrados de manera mas eficiente.

La SIG una empresa tiene como objetivos específicos:

• Capturar datos: El SIG captura datos de las diversas fuentes internar y externas de la organización.
• Procesa datos: Los datos capturados se procesa para convertirlo en información necesaria.
• Almacenar la información: El SIG almacena los datos procesados o sin procesar para su utilización el futuro.
• Recuperar la información: El SIG recupera la información de sus almacenes de datos a medida que es requerida por varios usuarios.
• Difusión de la información: La información que es el producto final del proceso realizado por SIG, se difunde a los usuarios de la organización. Esta difusión es periódica. 

Planificación y control de una SIG

Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los SIG. Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia:

• Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
• Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, ya que deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación con respecto a los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada por un SIG debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.
• Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.
• Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Miremos el caso concreto de Materiales EMO S.A.S

Primero veamos el organigrama de la empresa

En el organigrama anterior vemos que la cabeza de la empresa empieza por la asamblea de accionistas, luego sigue un gerente general y un subgerente, luego se dividen diferentes direcciones en la empresa. 

Para este caso nos interesa la Dirección de TIC'S que son los encargados de la información en la empresa.

Estructura de la SIG Materiales EMO S.A.S

Un sistema integrado usuario – maquina, implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza hardware, software, base de datos, procedimientos y manuales, modelos para el análisis de la plantación y el control en la toma de decisiones.

En el contexto general un SIG puede dividirse en los siguientes componentes:, Personas (usuarios), información (datos), tecnología (hardware y software), procedimientos y manuales, los cuales interactúan bajo una administración central y de relaciones bien definidas de acuerdo con los objetivos propuestos en la organización

• Personas: son los usuarios operadores, analistas de sistemas y programadores, que tienen una preparación en el manejo de datos.
• Software (Interprase): Es un término amplio que se le da a las instrucciones que dirigen la operación del equipo y se puede clasificar en dos clases principales: software de sistemas y software aplicativos.
• Hardware: Se refiere al sistema de computación físico y a los dispositivos asociados, los cual debe proveer las principales funciones: entrada o acceso, procesamiento, almacenamiento y salida.
• Datos: Es un conjunto de información almacenada por registros que conforman un archivo. Los cuales pueden ser almacenados por medios físicos como Cd's, cintas magnéticas, disco duro, etc

En la empresa Materiales EMO S.A.S se utiliza un software llamado interprase que es el encargado de toda la información que requiere la empresa, allí se encuentran datos tales como: Base de datos de los productos de la empresa (costos, ventas, existentes, Compras, etc), Frabricación de productos (Pegantes, pinturas, muebles de oficina) proyección empresarial como compras de mercancía y venta de la misma. El software genera ganancias y perdidas en cada una de las sucursales de la empresa

La estructura que presenta la empresa Materiales EMO S.A.S  es una estructura piramidal donde existe un soporte de tomas de decisiones a las actividades administrativas y a las funciones organizacionales. Esos tres enfoques se sinterizan dentro de la estructura del sistema de información gerencial. En esencia es una estructura conceptual que le permiten a alguien la descripción del sistema de información existente o planeado.  

El sistema de información gerencial se puede expresar como una estructura piramidal, la cual esta comprendida por varios niveles que describen el tipo de recurso utilizado en cada uno de ellos, los cuales se detalla a continuación. 

• La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado, etc. (Personal de oficina).
• El siguiente nivel comprende los recursos de información, para apoyar las operaciones diarias de control (Primer nivel de Administradores).
• El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planificación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo(Personal de especialistas).
• El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios, para apoyar la planificación estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración (Gerentes).

Cada nivel del procesamiento de información puede utilizar los datos suministrado por los niveles mas bajos; sin embargo también pueden introducirse nuevos datos, por ejemplo: parte de la información para apoyar la administración y la toma de decisión se suministra con interprase que tiene procesamiento de transacciones, mientras que otra parte pueden provenir de los datos nuevos sobre las actividades externas a la organización.

Este modo de estructura nos muestra un nivel alto en la organización de la empresa, este sistema de estructura la hace que los movimientos internos de la empresa sean confiables y que exista un control sobre la misma. 

Para una constante verificación de los datos Materiales EMO S.A.S cuenta con auditorias constantes a los diferentes puntos de la empresa (puntos de venta, fabrica, bodegas) con el fin de que la información suministrada en el software sea verídica.

Un punto en contra ante este sistema de información gerencial son las caídas constantes del sistema.

BIBLIOGRAFIA

• http://sig-sosw2012-2.blogspot.com.co/2012/09/objetivos-y-necesidades-que-suple-un.htmlhttp://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/publicaciones/indata/v05_n1/sistema.htm
• http://www.monografias.com/trabajos89/sistema-informacion-gerencial-y-estrategico/sistema-informacion-gerencial-y-estrategico.shtml#sistemasdb#ixzz4Rnz2pa4V